این مقاله برای آن دسته از مدیران پر مشغله ای نوشته شده است که با معاملات بزرگ و مهمی سر و کار دارند و برایشان اطمینان در معاملات ضروری است. مدیرانی که به علت حجم کار هایشان فرصت بررسی همه نکات قراردادی را ندارند. در این مقاله به صورت گام به گام به مهم ترین اقدام قبل از عقد قرارداد با شرکت های تجاری می پردازیم.

یکی از این نکات مهم که هر مدیر پر مشغله ای قبل از عقد قرارداد با شرکت های تجاری باید به آن توجه کند ” صحت سنجی هویت طرف قرارداد” خودش است. شاید دیده باشید یا برای خودتان اتفاده است که با افرادی قرارداد می بندید اما بعد از گذشت زمان متوجه می شوید که آن فرد، فردی نبوده است که ادعا می کرده!

مثلا مجوز خاصی باید اخذ می کرد که نکرده بود یا اعتبار مدیریت آن فرد در شرکت تمام شده بود اما شما نمی دانستید. ( این اتفاق در شرکت های سهامی خاص بسیار دیده می شود.) اتفاقا این مشکل برای یکی از دوستان خودم رخ داد و بخاطر یک اشکال در قراردادش ورشکسته شد و الان درگیر شکایت هایی است که از او در دادگاه ها شده است. به همین دلیل تصمیم گرفتم این مقاله را بنویسم و در آن چک لیستی ارائه دهم که این مشکل را حل می کند. چک لیستی که خودم در زمان انعقاد قرارداد از طرف شرکت هایی که برایشان معامله می کنم استفاده می کنم.

منظورمان از هویت سنجی دقیقا چیست؟

فکر می کنم بهترین تعریف ساده ای که می توان از صحت سنجی هویت طرف قراداد ارائه داد آن است که  ببینیم فردی که می خواهیم با او قرارداد ببندیم همانی است که ادعا می کند یا خیر؟ چون اگر دچار اشتباه شویم و با فردی دیگر قرارداد ببندیم عملا خودمان باب مشکلات بعدی را روی خودمان باز کرده ایم.

درخصوص اشخاص حقیقی احراز بسیار ساده است، تنها کافی است از فردی که داریم با او قرارداد می بندیم بخواهیم کپی کارت ملی خودش را به ما ارایه بدهد تا با استناد به آن متن قرارداد را تنظیم و کپی را ضمیمه آن کنیم. اما درخصوص اشخاص حقوقی (در این ایبوک درباره شرکت های خصوصی صحبت می کنیم) با کمی پیچیدگی مواجه خواهیم بود.

۶ نکته درمورد هویت سنجی برای عقد قرارداد با شرکت های تجاری

در ادامه به صورت گام به گام به ۶ نکته درمورد هویت سنچی برای عقد قرارداد با شرکت های تجاری می پردازیم. کافی است در معاملات بعدی خودتان هر یک از این نکات را به صورت مرحله به مرحله انجام دهید.

نکته اول: در اولین گام برای عقد قرارداد با شرکت های تجاری اعضای هییت مدیره را بررسی کنید

اداره هر شرکت بر عهده هیئت مدیره آن است و در یک کلام برای اینکه ببینید وضعیت حیات یک شرکت در چه حالی است بررسی کنید که اعضای هییت مدیره آن افراد معتبری هستند و بر امور اجرایی نظارت کافی دارند یا خیر؟

البته بسته به اینکه شرکت از چه نوعی است نتیجه می تواند متفاوت باشد. در ادامه برای اینکه درک مطلب ساده تر باشد شرکت ها را به سه دسته تقسیم کرده ایم:

دسته اول: شرکت های با مسولیت محدود، تضامنی، مختلط سهامی و نسبی

مدیران این شرکت های برای مدت نامحدود انتخاب می شوند و تا اقدام خود هییت مدیره تغییر نمی کنند. پس وقتی احراز کردید که شرکت طرف معامله شما یکی از این شرکت هاست نسبت به اعتبار مدیران کار راحت تری دارید؛

دسته دوم: شرکت های سهامی

همیشه به خاطر داشته باشید که اعتبار مدیران شرکت های سهامی ( خاص و عام) حداکثر ۲ سال است و حتی با توافق خود هیئت مدیره این عدد بیشتر نمی شود. همین نکته انعقاد قرارداد با شرکت های سهامی را سخت می کند چون باید به دقت نسبت به تاریخ ها توجه شود که مبادا ۲ سال منقضی شده باشد. توجه به همین یک نکته در عقد قرارداد با شرکت های تجاری کمک زیادی به شما می کند.

دسته سوم: شرکت های تعاونی

درخصوص شرکت های تعاونی، اعتبار سمت مدیران ۳ سال است. این عبارت به این معناست که باید هر ۳ سال اعتبار سمت مدیران شرکت های تعاونی احراز شود.

نکته دوم: مدیر عامل

دومین نکته که برای عقد قرارداد با شرکت های تجاری باید به آن توجه کنید مدیر عامل است. معمولا در شرکت ها مدیر عامل یکی از صاحبان مجاز امضاست. برای اینکه از قضیه اطمینان حاصل کنید باید روزنامه رسمی شرکت را بررسی کنید.

در خیلی از مواقع شاهد هستم که افراد بدون اینکه روزنامه رسمی را بررسی کنند با شرکت هایی که نمی شناسند معامله می کنند! درواقع صرفا به گفته های هم اعتماد می کنند و همین مورد ساده منشا بسیاری از اختلاف ها و مشکلات قراردادی خواهد شد.

نکته سوم: صاحبان امضای مجاز را شناسایی کنید و مراقب تشابه اسمی باشید!

آنچه که شرکت را در برابر ثالث متعهد می نماید امضای صاحبان امضا مجاز بر روی اسناد تعهد آور است. پس حتما بعد از بررسی اعتبار اعضای هییت مدیره نسبت از این قضیه اطمینان حاصل کنید. گاهی با بی دقتی به راحتی محمد علی احمدی را با علی محمد احمدی اشتباه می گیریم!

نمونه ای از تعیین صاحبان امضای مجاز شرکت ها:

” دارندگان حق امضا: کلیه اوراق تعهد آور با امضا مدیر عامل و رییس هییت مدیره به همراه مهر شرکت خواهد بود.”

نکته چهارم: شماره ثبتی را بررسی کنید

هر شرکتی به محض اینکه ثبت می شود به آن شماره ای تحت عنوان ” شماره ثبتی” داده می شود. این شماره اولین شناسه شرکت است و معمولا در بند اول قرارداد ها ذکر می شود.

نکته پنجم: شناسه ملی

شناسه ملی که می دانید چیست. همان کد ملی اشخاص حقیقی است! همانطور که افراد هم شماره شناسنامه دارند و هم شماره ملی، شرکت ها نیز در کنار شماره ثبتی شناسه ملی دارند.

اگر آگهی روزنامه رسمی را داشته باشید این شماره هم درآن قیده شده است و به راحتی می تونید احراز کنید

نکته ششم: کد اقتصادی

این کد یک شناسه ۱۲ رقمی است که اجباری می باشد و باید برای انجام امور مهمی حتما آن را اخد نمود. اموری مثل دریافت کارت بازرگانی، معامله با شرکت های دولتی، شرکت کردن در مناقصات و مزایده ها و حتی افتتاح حساب در بانک.

خب چه کسانی موظف به دریافت کد اقتصادی هستند؟ آن دسته از اشخاص حقوقی که موضوع قانون مالیات های مستقیم هستند باید این کد را دریافت نمایند. پس در عقد قرارداد با شرکت های تجاری باید به این نکته هم توجه کنید.

کلام آخر

تعطیلی و زیان دهی شرکت ها و کسب و کار ها فقط به دلیل مشکلات اقتصادی نیست. گاهی شاهد هستیم که رعایت نکردن یکسری نکات حقوقی در قرارداد ها مشکلات عظیمی به بار می آورد. همانطور که دیدید یکی از این نکات که هر مدیر پر مشغله ای باید قبل از عقد قرارداد با شرکت های تجاری به آن توجه کند صحت سنجی طرف قرارداد است. برای اینکه این احراز با سهولت بیشتری انجام شود در این مقاله ۶ نکته ارائه شد تا با انجام مراحل  با اطمینان خاطر اولین گام را برداشته باشیم. اگر این مقاله را دقیق مطالعه کردید و مدیر پر مشغله می شناسید که احتمال می دهید به این ۶ دستورالعمل نیاز دارد، آن را به او معرفی کنید.